POLARN O. PYRET SUOMI (Kids company oy) – Tietosuojakäytäntö

Meille Polarn O. Pyretillä yksityisyytesi turvaaminen on ensiarvoisen tärkeää ja pyrimme sen vuoksi aina suojaamaan henkilötietosi parhaalla mahdollisella tavalla. Tässä Tietosuojakäytäntö-dokumentissamme kerromme, miten käsittelemme henkilötietojasi ja mitä oikeuksia sinulla asiakkaanamme on.

Kun ostat tuotteita Polarn O. Pyretiltä, käsittelemme henkilötietojasi ennen kaikkea ostotapahtumaan liittyvien sopimusehtojen täyttämiseksi. Jos olet puolestaan liittynyt PO.P+ kanta-asiakasohjelmaamme, käsittelemme henkilötietojasi kanta-asiakasohjelmamme ehdoissa mainittujen velvoitteidemme täyttämiseksi, kuten bonusedun antamiseksi sekä räätälöityjen ja yleisten markkinointiviestien lähettämiseksi.

Tässä dokumentissa tulemme kertomaan siis yksityiskohtaisesti, miten ja miksi käsittelemme henkilötietojasi. Lisäksi annamme tiedoksi, miten voit itse vaikuttaa tietojesi käsittelyyn, onko tietojen ilmoittaminen välttämätöntä, mistä saamme tietoja sinusta, sekä kenen kanssa tarvittaessa jaamme sinusta tallettamiamme tietoja.

Kuka vastaa henkilötiedoistasi?

Henkilötietojesi käsittelystä vastaa Kids Company Oy (Y-tunnus 2016120-7) niissä tapauksissa, kun käsittelemme tietojasi yhtiön omia tarkoituksia varten (rekisterinpitäjä).

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä tai jos haluat vedota tässä dokumentissa mainittuihin oikeuksiisi, voit olla meihin yhteydessä seuraavilla tavoilla:

  • Sähköpostitse: tietosuoja@polarnopyret.fi
  •  Puhelimitse: 045 846 9946 (ma, ke ja pe klo 9.00-15.00)

Haluamme muistuttaa, että tilatessasi verkkokaupastamme, sovellamme Toimitusehtojamme, minkä lisäksi kanta-asiakkuuteen liittyvissä seikoissa, käytössämme ovat erilliset PO.P+ Kanta-asiakkuuden ehdot.

SISÄLLYSLUETTELO:

1.      Henkilötietojesi käsittely, kun tilaat verkkokaupastamme (polarnopyret.fi)

2.      Henkilötietojesi käsittely, kun asioit Polarn O. Pyretin myymälässä Suomessa

3.      Henkilötietojesi käsittely, kun olet liittynyt PO.P+ -kanta-asiakasohjelmaamme

4.      Henkilötietojesi käsittely, kun keskustelemme kanssasi sähköisissä kanavissamme

5.      Toimet oikeudellisten velvoitteidemme täyttämiseksi sekä rikosten ehkäisemiseksi

6.      Mistä lähteistä henkilötietosi ovat peräisin?

7.      Mitkä tahot käsittelevät henkilötietojasi?

8.      Mitkä ovat oikeutesi henkilötietojen käsittelyyn liittyen?

9.      Kun oikeusperusteena on Kids Company Oy:n oikeutettu etu

1.    Henkilötietojesi käsittely, kun tilaat verkkokaupastamme (polarnopyret.fi)

Tilauksen toimittaminen edellyttää, että Kids Company Oy käsittelee tiettyjä sinuun liittyviä tietoja. Jos et ilmoita kyseisiä tietoja, emme voi toimittaa tilaustasi. Meidän on käsiteltävä tietojasi myös lakisääteisten tai muiden vaatimusten täyttämiseksi, esimerkkinä kirjanpitolaissa määritelty tietojen säilyttämisvaatimus.

 2.    Henkilötietojesi käsittely, kun asioit Polarn O. Pyretin myymälässä Suomessa

Tietyissä yhteyksissä on välttämätöntä, että myymälöissämme käsitellään sinuun liittyviä tietoja. Jos et suostu luovuttamaan pyytämiämme tietoja, tässä kohdassa mainittujen palvelujen tarjoaminen ei ole mahdollista.

 

 

  3.    Henkilötietojesi käsittely, kun olet liittynyt PO.P+ -kanta-asiakasohjelmaamme

Jotta voimme luoda PO.P+ kanta-asiakasohjelmamme ehdoissa määritellyn asiakassuhteen kanssasi sekä ylläpitää sitä, on meidän käsiteltävä sinuun liittyviä tietoja. Jos et ilmoita meille kanta-asiakkuuden ehdoissa määrittelemiämme henkilökohtaisia tietojasi, emme voi perustaa sinulle kanta-asiakkuutta tai ylläpitää sitä. Jos kieltäydyt kanta-asiakassuhteen kannalta välttämättömiksi määrittelemiemme tietojen luovuttamisesta meille, emme voi liittää sinua kanta-asiakasohjelmaamme.

Asiakasprofiiliisi perustuen kohdistamme sinulle erilaisia markkinointiviestejä sekä käyttämissäsi digitaalisissa kanavissa (mukaan lukien sosiaalinen media) että mahdollisesti myös postitse. Voit halutessasi koska tahansa kieltäytyä vastaanottamasta markkinointiviestejämme. Seuraavaksi kerromme lisää oikeuksistasi kanta-asiakkaanamme.

 

  

 

 

 

 

 4.    Henkilötietojesi käsittely, kun keskustelemme kanssasi sähköisissä kanavissamme

Meidän on käsiteltävä tiettyjä tietoja sinusta, jotta voimme viestiä kanssasi ja palvella sinua mahdollisimman hyvin. Jos et halua ilmoittaa meille pyydettyjä tietoja, asiasi käsittely ja kysymyksiisi vastaaminen ei välttämättä ole mahdollista.

 

 

 5.    Toimet oikeudellisten velvoitteidemme täyttämiseksi sekä rikosten ehkäisemiseksi

Tiettyjä henkilötietojasi käsittelemme siksi, että asiointisi sekä verkkokaupassamme että myymälöissämme olisi mahdollisimman turvallista. Tietojen käsittelyn tarkoituksena on lisäksi täyttää Kids Company Oy:n oikeudelliset velvoitteet, käsitellä mahdollisia, meihin kohdistuvia vaateita sekä suojata asiakkaitamme, työntekijöitämme sekä yritystämme rikoksilta.

   

6.    Mistä lähteistä henkilötietosi ovat peräisin?

  • Käsittelemämme henkilötiedot ovat suurimmaksi osaksi tietoja, jotka olet itse ilmoittanut meille.
  • Kun olet liittynyt PO.P+ kanta-asiakasohjelmaamme, voimme tarkistaa osoitetietosi myös kolmannelta osapuolelta saadaksemme selville väestörekisteriin merkityn postiosoitteesi.
  • Huomioithan, että verkkokauppamme maksupalveluntarjoajat saattavat maksutavasta riippuen noutaa sinuun liittyviä tietoja kolmansilta osapuolilta esim. luottokelpoisuutesi tarkistamiseksi.

7. Mitkä tahot käsittelevät henkilötietojasi?

Pääasiassa me Kids Company Oy:llä käsittelemme henkilötietojasi. Lisäksi Kids Company Oy:n emoyhtiössä RNB Retail and Brands AB:ssa (RNB) käsitellään osaa niistä tiedoista, jotka olet jakanut kanssamme. Oikeusperuste tietojesi jakamiselle RNB:n kanssa on oikeudellinen velvoitteemme noudattaa kirjanpitolakia. Vakuutamme, ettei henkilötietojasi koskaan myydä eteenpäin eikä jaeta muiden rekisterinpitäjien kanssa markkinointitarkoituksissa.

Jaamme henkilötietosi Kids Company Oy:n käyttämien ulkoisten IT-palveluntarjoajien kanssa, jotta voimme täyttää velvoitteemme sinua kohtaan ja harjoittaa liiketoimintaa. Kids Company Oy:n käyttämät IT-palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietojasi vain Kids Company Oy:n toimeksiannosta ja vain toimeksiannon edellyttämässä laajuudessa.

Jaamme lisäksi henkilötietojasi tiettyjen muiden tahojen kanssa, jotta voimme täyttää velvoitteemme sinua kohtaan onnistuneesti ja tehokkaasti. Jos haluat lisätietoja tahoista, joiden kanssa jaamme tietosi, pyydämme ottamaan yhteyttä asiakaspalveluumme. Lisätietoja näistä viimeksi mainituista ulkopuolisista tahoista seuraavassa:

Kun tilaat verkkokaupastamme:

  •  Tilauksesi käsittelemiseksi jaamme henkilötietosi tarvittavilta osin käyttämiemme maksupalveluntarjoajien kanssa maksun käsittelemiseksi. 
  • Jos maksutapana on Klarna-lasku tai -tili, Klarna AB voi tarkistaa luottotietosi.
  • Tuotteiden toimittamiseksi (pl. tilaukset, joiden toimitustapana on ”Nouto myymälästä”) ja mahdollisten palautusten hallitsemiseksi jaamme henkilötietosi logistiikkakumppanimme Postin kanssa.

Kun olet liittynyt PO.P+ kanta-asiakasohjelmaamme:

  • Liittyen suoramarkkinointimateriaalien postittamiseen kotiosoitteeseesi: Jaamme tarvittaessa osoitetietosi Kids Company:n laskuun toimivien yhteistyökumppaniemme kanssa, jotka vastaavat kuvastojemme painamisesta sekä postittamisesta.
  • Liittyen digimarkkinointitoimenpiteisiin: Jaamme tarvittaessa henkilökohtaisia tietojasi yhteistyökumppaniksemme valitsemiemme digimarkkinointiyritysten kanssa markkinoidaksemme tuotteitamme ja palvelujamme.
  • Liittyen retargeting-periaatteella toimiviin markkinointitoimenpiteisiin: Käsittelemme tarvittaessa tietojasi korvauksen maksamiseksi yhteistyökumppanille, jonka kehittelemään teknologiaan retargeting-markkinointimme perustuu.

Siirretäänkö tietojasi EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?

Kids Company Oy voi halutessaan käyttää IT-palveluntarjoajia, jotka käsittelevät ja siirtävät henkilötietojasi EU-/ETA-alueen ulkopuolelle meidän toimeksiannostamme ja ohjeidemme mukaisesti. Tietojasi siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle vain, jos se on sallittua EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaan.

Varmistamme, että tietojesi siirrossa EU-/ETA-alueen ulkopuolelle noudatetaan voimassa olevia tietosuojalakeja ja -määräyksiä. Tietojen siirto voi siten perustua esimerkiksi EU-komission päätökseen, standardisopimuslausekkeisiin tai Privacy Shield -järjestelyyn.

8.    Mitkä ovat oikeutesi henkilötietojen käsittelyyn liittyen?

Oikeus perua suostumus

Jos olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, sinulla on oikeus peruuttaa milloin tahansa antamasi suostumus osittain tai kokonaan. Suostumuksen peruuttamisella ei kuitenkaan ole vaikutusta niihin käsittelytoimenpiteisiin, jotka on tehty ennen peruutusta.

Oikeus saada tiedoksi henkilötiedot, joita käsittelemme

Sinulla on oikeus saada meiltä kirjallinen vahvistus, että käsittelemme henkilötietojasi, sekä oikeus saada tietää, mitä henkilötietoja käsittelemme sekä miten ja missä tarkoituksessa.

Sinulla on lisäksi oikeus saada tiedoksesi kopio järjestelmistämme löytyvistä henkilötiedoistasi. Pyrimme toimittamaan kopion tiedoistasi mahdollisimman pikaisesti, mutta viimeistään kuukauden kuluttua pyynnön esittämisestä. Jos kyseiseen oikeuteen liittyvä toimeksianto on poikkeuksellisen monimutkainen tai jos pyyntöjä on saapunut runsaasti, vastausaikaa voidaan tarvittaessa pidentää kahdella lisäkuukaudella. Vastausajan pidentämisestä informoidaan sinua erillisellä ilmoituksella. Voit pyytää kopiota tiedoistasi ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme (yhteystiedot mainittiin tämän dokumentin alussa) tai lähettämällä s-postia osoitteeseen tietosuoja@polarnopyret.fi.

Oikeus saada virheelliset henkilötiedot oikaistuiksi

Sinulla on oikeus saada virheelliset henkilötiedot viivyttelemättä oikaistuiksi sekä oikeus täydentää puutteellisia henkilötietojasi. Jos olet PO.P+ kanta-asiakas ja olet luonut sähköisen PO.P+ -tilin, voit päivittää yhteystietojasi myös kirjautumalla sisään tilillesi osoitteessa polarnopyret.fi.

Oikeus vaatia tietojen poistamista (oikeus tulla unohdetuksi)

Sinulla on tietyillä ehdoilla oikeus vaatia, että poistamme järjestelmistämme kaikki sinuun liittyvät henkilötiedot. Ehdot ovat seuraavat:

  • emme tarvitse henkilötietojasi enää siihen tarkoitukseen, jota varten ne on alunperin kerätty tai jota varten niitä on käsitelty;
  • peruutat tietojen käsittelyn perustana olevan suostumuksesi eikä tietojen käsittelylle ole muuta oikeusperustetta;
  • vastustat tietojen käsittelyä eikä tietojen käsittelylle ole painavampaa oikeutettua etua kuin sinun oikeutettu etusi estää tietojen käsittely;
  • henkilötietoja on käsitelty laittomalla tavalla; tai
  • henkilötiedot on poistettava Kids Company Oy:tä koskevan oikeudellisen velvoitteen täyttämiseksi.

Poistamme pyynnöstäsi henkilötietosi sillä ehdolla, että Kids Company Oy ei ole velvollinen säilyttämään henkilötietojasi noudattaakseen voimassa olevia lakeja tai asetuksia.

Jos olet PO.P + kanta-asiakas, lakkautamme kanta-asiakkuutesi sekä poistamme kaikki sen yhteyteen talletetut henkilötietosi automaattisesti siinä tapauksessa, jos kanta-asiakkuutesi yhteyteen ei ole rekisteröity ostotapahtumia viimeisen 24 kuukauden aikana.

Oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista

Sinulla on tietyillä ehdoilla oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Ehdot ovat seuraavat:

  • olet informoinut meitä tietojen virheellisyydestä (rajoitus on voimassa vain asian tutkimisen ajan);
  • tietoja käsitellään laittomasti, mutta vastustat henkilötietojesi poistamista ja pyydät sen sijaan, että tietojesi käsittelyä rajoitetaan;
  • tarvitset henkilötietojasi oikeusvaateiden esittämiseksi tai itsesi puolustamiseksi, vaikka me emme enää tarvitse henkilötietojasi omiin käsittelytarkoituksiimme; tai
  • olet vastustanut tietojen käsittelyä emmekä ole pystyneet todistamaan, että meidän oikeutettu etumme käsitellä henkilötietojasi on painavampi kuin sinun oikeutettu etusi rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelemistä

Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä perustuen oikeutettuun etuusi. Rekisterinpitäjänä meidän pakottava oikeutettu etumme voi kuitenkin olla painavampi kuin sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai tietojen käsittelyoikeutemme voi perustua oikeusvaateen laatimiseen, esittämiseen tai yrityksemme puolustamiseen.

Sinulla on oikeus kieltää henkilötietojesi käsittely markkinointitarkoituksissa. Jos asetat markkinointikiellon, henkilötietojasi ei enää käsitellä markkinointitarkoituksessa.

Oikeus tehdä valitus

Sinulla on oikeus tehdä valitus yhdelle valvontaviranomaiselle (sen vaikuttamatta muuhun hallinnolliseen muutoksenhakumenettelyyn tai oikeussuojaan). Valitus osoitetaan tietosuojaviranomaiselle siinä EU-/ETA-jäsenvaltiossa, missä asut vakituisesti, missä työskentelet tai minkä voimassa olevia tietosuojalakeja ja -asetuksia on valituksen mukaan rikottu.

Oikeus vaatia tietojen siirtämistä toisen rekisterinpitäjän haltuun

Sinulla on tietyillä ehdoilla oikeus saada henkilötiedot, jotka olet meille ilmoittanut, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, jotta voit siirtää ne toisen rekisterinpitäjän haltuun. Tämä oikeus koskee vain seuraavanlaisia tietoja:

  • tietoja, joiden käsittely on perustunut antamaasi suostumukseen tai sopimukseen;
  • tietoja, joiden käsittely on tapahtunut automaattisesti.

Sinulla on myös oikeus pyytää henkilötietojesi siirtoa suoraan meidän järjestelmästämme toiselle rekisterinpitäjälle, kun se on teknisesti mahdollista sekä turvallista.

9.    Kun oikeusperusteena on Kids Company Oy:n oikeutettu etu

Joissakin tapauksissa henkilötietojesi käsittely perustuu arvioon siitä, mikä on Kids Company Oy:n oikeutettu etu. Näissä tapauksissa olemme arvioineet, että meidän oikeutettu etumme käsitellä tietojasi on painavampi kuin sinun etusi ja oikeutesi estää tietojesi käsittely. Kids Company Oy:n oikeutettuun etuun perustuvat käytännöt on kirjattu tähän dokumenttiin, harmaalla pohjalla esitettyihin taulukoihin. Voit halutessasi saada lisätietoja ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme (yhteystiedot mainittiin tämän dokumentin alussa) tai lähettämällä s-postia osoitteeseen tietosuoja@polarnopyret.fi.

 

 

Kids Company Oy on vahvistanut tässä asiakirjassa esitetyn Tietosuojakäytännön 22.5.2018, ja se astuu voimaan 25.5.2018.