Kuinka voimme auttaa?

Oston toteuttaminen edellyttää, että käsittelemme tiettyjä sinuun liittyviä tietoja. Jos et ilmoita kyseisiä tietoja, emme voi viedä ostostasi loppuun. Henkilötietojen käsittely on lisäksi välttämätöntä, jotta voimme täyttää lakisääteiset tai muut vaatimukset, esimerkkinä kirjanpitolaissa määritelty tietojen säilyttämisvaatimus.

Tarkoitus: Verkkokauppaostosten hallinnointi

Tietojen käsittelyn tarkoitus:

Käsiteltävät henkilötiedot:

Oikeusperuste: Ostosopimuksen ehtojen täyttäminen, oikeudellinen velvoite ja oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä ostosopimuksen mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi. Jos et ilmoita kyseisiä tietoja, emme voi viedä ostosta loppuun.

Käsittelemme myös näitä henkilötietoja jos haluat käyttää peruuttamisoikeuttasi. Mahdollisen peruuttamisoikeuden käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toimia kuluttajasuojalainsäädännön mukaisesti ja täyttää siten oikeudellisen velvoitteemme.

Kun tietojen käsittelyn perusteena on korvauksen maksaminen ulkoisille yhteistyökumppaneille, oikeusperusteena on oikeutettu etumme maksaa korvaus yhtiön tuotteita markkinoiville ulkoisille yhteistyökumppaneille.

Säilytysaika: Henkilötietoja käsitellään kolme (3) kuukautta ostohetkestä alkaen. Kun tietojen käsittelyn tarkoituksena on maksaa korvaus ulkoisille yhteistyökumppaneillemme, 10 päivää oston jälkeen.

Edellä mainitun lisäksi myös maksupalveluntarjoaja Klarna käsittelee henkilötietojasi maksusi suorittamiseksi. Klarna käsittelee tietojasi itsenäisenä rekisterinpitäjänä ja ilmoittaa sinulle erikseen siitä, miten se käsittelee tietojasi.

 

Tarkoitus: Tuotearvostelujen ja tuotekysymysten hallinnointi verkossa

Tietojen käsittelyn tarkoitus:

Käsiteltävät henkilötiedot:

Oikeusperuste: Oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etumme ottaa sinuun yhteyttä arvostelun tai arvion pyytämiseksi ostamastasi tuotteesta.

Sähköpostiosoitetta ei julkaista.

För att vi ska kunna fullgöra ditt köp krävs att vi behandlar viss information om dig. Om du inte tillhandahåller uppgifterna kommer det inte vara möjligt att genomföra beställningen eller att reklamera en eventuell vara.

Tarkoitus: Tuotteen toimittaminen korjattavaksi

Tietojen käsittelyn tarkoitus:

Käsiteltävät henkilötiedot:

Oikeusperuste: Sopimuksen ehtojen täyttäminen

Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme noudattaa sopimusta ja ottaa sinuun yhteyttä tuotteidesi valmistumisen jälkeen. Jos et ilmoita pyydettyjä tietoja, et voi käyttää palvelua.

Säilytysaika: Tietojasi käsitellään, kunnes korjaus on valmis ja siitä on suoritettu maksu.

Jotta voimme luoda kanta-asiakasohjelmamme jäsenehdoissa määritellyn asiakassuhteen kanssasi sekä ylläpitää sitä, meidän on käsiteltävä henkilötietojasi. Jos et ilmoita henkilötietojasi meille, emme voi luoda tai hallinnoida jäsenyyttäsi. Jos et halua ilmoittaa tietojasi, et voi liittyä Polarn O. Pyret -asiakasklubin jäseneksi.

Jäsenprofiilisi perusteella markkinoimme lisäksi tuotteitamme käyttämiesi digitaalisten kanavien välityksellä. Voit koska tahansa halutessasi kieltäytyä vastaanottamasta markkinointiviestejämme. Lue lisää oikeuksistasi jäljempänä.

 

Tarkoitus: Jäsenyyden ja omien sivujen luominen ja hallinnointi

Tietojen käsittelyn tarkoitus:

Käsiteltävät henkilötiedot:

Oikeusperuste: Sopimuksen ehtojen täyttäminen

Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme luoda ja hallinnoida omia jäsensivujasi jäsenehtojen mukaisesti ja täyttää siten kanssasi solmitun sopimuksen ehdot. 

Säilytysaika: Tietoja käsitellään siihen asti, kunnes lopetat jäsenyytesi. Jos jäsenyytesi on ollut passiivinen 24 kuukautta, päätämme jäsenyytesi ja poistamme henkilötietosi, ellet ole velkaa Polarn O. Pyretille. Passiivisuus tarkoittaa sitä, ettet ole rekisteröinyt jäsenostoja.

 

Tarkoitus: Bonusten hallinnointi

Tietojen käsittelyn tarkoitus:

Käsiteltävät henkilötiedot:

Oikeusperuste: Sopimuksen ehtojen täyttäminen

Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme hallinnoida bonuksia jäsenehtojen mukaisesti ja täyttää siten kanssasi solmitun sopimuksen ehdot.

Kortittoman jäsenyyden oikeusperuste: Oikeutettu etu

Matkapuhelinnumerotietojesi käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etumme kyetä tunnistamaan sinut asiakkaana ja tarjoamaan nopea ja helppo jäsenrekisteröinti. Näin et menetä ostoihin perustuvia bonuspisteitä.

Säilytysaika: Ansaitsemiasi pisteitä säilytetään 24 kuukautta tai siihen asti, kun jäsenyytesi päättyy.

 

Tarkoitus: Ostotapahtumien näyttäminen

Tietojen käsittelyn tarkoitus:

Käsiteltävät henkilötiedot:

Oikeusperuste: Sopimuksen ehtojen täyttäminen

Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme hallinnoida jäsensivujasi jäsenehtojen mukaisesti ja täyttää siten kanssasi tekemämme sopimuksen ehdot.

Säilytysaika: Henkilötietoja käsitellään 36 päivän ajan ostotapahtumasta

 

Tarkoitus: Markkinointiviestien hallinnointi ja lähettäminen

Tietojen käsittelyn tarkoitus:

Käsiteltävät henkilötiedot:

Kohdennetuissa viestinnässä käsitellään myös seuraavia tietoja:

Oikeusperuste: Sopimuksen ehtojen täyttäminen

Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme täyttää sopimuksen ehdot sen jälkeen, kun olet liittynyt asiakasklubimme jäseneksi ja jotta voimme lähettää sinulle kohdennettuja tarjouksia ja tietoja uutuuksista, tarjouksista ja alennuksista. Ilmoitamme tästä avoimesti ja selkeästi, kun päätät liittyä jäseneksi.

Säilytysaika: Henkilötietoja käsitellään jäseneksi liittymisestä lähtien jäsenyyden keston ajan (katso määräaika edempänä). Lopetamme kuitenkin henkilötietojesi käsittelyn, jos pyydät meitä lopettamaan markkinointiviestien lähettämisen.

 

Tarkoitus: Kohdennettujen markkinointiviestien lähettäminen lapsen iän mukaan

Tietojen käsittelyn tarkoitus:

Käsiteltävät henkilötiedot:

Oikeusperuste: Suostumus

Suostumuksesi katsotaan annetuksi, kun vapaaehtoisesti ilmoitat lapsesi syntymäajan. Mitään muita tietoja lapsestasi ei tallenneta.

Säilytysaika: Henkilötietoja käsitellään, kunnes lapsi täyttää 13 vuotta tai jos peruutat suostumuksesi.

 

Tarkoitus: Tapahtuman järjestäminen

Tietojen käsittelyn tarkoitus:

Käsiteltävät henkilötiedot:

Oikeusperuste: Sopimuksen ehtojen täyttäminen

Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme tarjota sinulle jäsenyytesi tuomat edut, kuten kutsua sinut tapahtumiimme.

Säilytysaika: Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin olet asiakasklubimme jäsen (katso määräaika edempänä).

 

Tarkoitus: Asiakastyytyväisyys- ja markkinatutkimusten lähettäminen

Tietojen käsittelyn tarkoitus:

Käsiteltävät henkilötiedot:

Oikeusperuste: Oikeutettu etu

Oikeusperusteena on oikeutettu etumme asiakastyytyväisyys- ja markkinatutkimusten lähettämiseksi asiakkaille.

Säilytysaika: Henkilötietoja käsitellään asiakastyytyväisyys- ja markkinatutkimusten lähettämis- ja käsittelyprosessin aikana. Voit kieltää tutkimusten lähettämisen ilmoittamalla siitä suoraan sähköpostissa.

 

Tarkoitus: Päivitettyjen tietojen antaminen

Tietojen käsittelyn tarkoitus:

Käsiteltävät henkilötiedot:

Oikeusperuste: Sopimuksen ehtojen täyttäminen

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on antaa päivitettyä tietoa jäsenehdoistamme ja täyttää siten kanssasi solmitun sopimuksen ehdot. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ilmoittaa tietosuojakäytäntömme muutoksista voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja -määräysten mukaisesti.

Säilytysaika: Tietoja käsitellään jäsenyyden keston ajan (katso määräaika edempänä).

 

Tarkoitus: Tuoteturvallisuutta tai -vastuuta koskeva viestintä

Tietojen käsittelyn tarkoitus:

Käsiteltävät henkilötiedot:

Oikeusperuste: Oikeutettu etu

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etumme voida ottaa sinuun yhteyttä varmistaaksemme, että saat tiedon havaitsemastamme tuoteriskistä varsinkin, kun myymme tuotteita lapsille.

Säilytysaika: Tietoja käsitellään jäsenyyden keston ajan (katso määräaika edempänä).

Käsittelemme henkilötietojasi kommunikoidaksemme kanssasi esimerkiksi asiakaspalvelutapausten hallinnointia varten.

Käsittelemme henkilötietojasi myös voidaksemme kohdentaa sinulle relevanttia markkinointia ja tarjouksia digitaalisissa kanavissa. Ostokäyttäytymisesi perusteella voimme esimerkiksi esitellä sinua kiinnostavia vaatekategorioita ja lähettää mainoksia ja tarjouksia, joiden uskomme kiinnostavan sinua.

Saamme henkilötietosi päätelaitteeltasi, kun vierailet verkkosivuillamme. Yhteistyökumppanimme käyttävät hallussaan olevia tietoja, jos olet heihin asiakassuhteessa, esitelläkseen sinulle mielenkiintoisia tarjouksia tuotteistamme digitaalisissa kanavissa.

Käytämme evästeitä kerätäksemme henkilötietoja analysointia ja markkinointia varten alla kuvatulla tavalla. Evästeitä koskevassa selosteessamme kerromme tarkemmin tästä toiminnasta.

Tarkoitus: Kohdennettu suoramarkkinointi digitaalisilla kanavilla

Tietojen käsittelyn tarkoitus:

Käsiteltävät henkilötiedot:

Oikeusperuste: Suostumus.

Pyydämme suostumustasi tarjotaksemme sinulle ja muille potentiaalisille asiakkaille kohdennettua markkinointia, joka on sinulle merkityksellistä niiden tietojen perusteella, joita meillä on sinusta, esimerkiksi sen perusteella, mistä olet ollut kiinnostunut verkkosivuillamme.

Säilytysaika: Näet markkinointiviestejä meiltä 13 kuukauden ajan verkkosivuillamme vierailun jälkeen. Digitaaliset kumppanimmekäsittelevät henkilötietojasi itsenäisinä rekisterinpitäjinä. Tietoa henkilötietojesi käsittelystä löydät heidän heidän tietosuojakäytännöistään.

Profilointi: Käytämme automatisoitua päätöksentekoa, jota kutsutaan profiloinniksi, esitelläksemme sinulle sopivimmat tarjoukset ja tarjotaksemme kohdennettua markkinointia. Profiloinnin ansiosta voimme lähettää juuri sinua kiinnostavia tarjouksia tai mainoksia. Ilman profilointia näkisit sen sijaan tarjouksia, jotka eivät olisi sinulle yhtä merkityksellisiä. Sinulla on oikeus kieltää profilointi. Voit lukea lisää kieltäytymisoikeudestasi alla olevista tiedoista.

 

Tarkoitus: Kilpailujen hallinnointi ja järjestäminen

Tietojen käsittelyn tarkoitus:

Käsiteltävät henkilötiedot:

Oikeusperuste: Sopimuksen ehtojen täyttäminen

Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etumme hallinnoida osallistumistietojasi ja täyttää siten kilpailusopimuksen ehdot.

Säilytysaika: Henkilötietojasi säilytetään kilpailun päättymiseen asti.

 

Tarkoitus: Sosiaalisten kanavien hallinnointi

Tietojen käsittelyn tarkoitus:

Käsiteltävät henkilötiedot:

Oikeusperuste: Oikeutettu etu

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etumme hallinnoida sosiaalista mediaa ja mahdollistaa vuorovaikutteinen asiakassuhde näissä kanavissa.

Säilytysaika: Henkilötiedot säilyvät sosiaalisessa mediassa.

 

Tarkoitus: Tuotteidemme markkinointi sosiaalisilla kanavilla ja verkkosivullamme

Tietojen käsittelyn tarkoitus:

Voimme pyytää tietyissä tapauksissa lupaa julkaista (regrammata) kuvasi Polarn O. Pyretin Instagram-virrassa tai kotisivulla, kun julkaiset Instagramissa kuvia aihetunnisteella #polarnopyretfinland. Haluamme silloin näyttää asiakkaiden omia kuvia yhdessä Polarn O. Pyretin vaatteiden kanssa.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Oikeusperuste: Suostumus

Pyydämme aina suostumuksesi ennen kuvien julkaisemista.

Säilytysaika: Henkilötiedot säilyvät sosiaalisessa mediassa. Säilytämme kuvaasi enintään 60 päivää sen jälkeen, kun se on poistettu verkkosivultamme. Kuva poistetaan välittömästi, jos peruutat suostumuksesi tai jos joku tekee kyseiseen kuvaan liittyvän ilmoituksen tai jos verkkosivullamme esitetyssä kuvassa näkyvät tuotteemme poistuvat valikoimastamme. Käsittelemme IP-osoitettasi henkilöllisyytesi ilmaisevassa muodossa vain siihen asti, kun kuvasi tallennetaan.

 

Tarkoitus: Asiakaspalvelutapausten hallinnointi

Tietojen käsittelyn tarkoitus:

Käsiteltävät henkilötiedot:

Oikeusperuste: Oikeutettu etu

Oikeusperusteena on oikeutettu etumme auttaa asiakasta asiakaspalvelutapahtumassa ja varmistaa työntekijöidemme turvallisuus.

Säilytysaika: Henkilötietoja käsitellään kuuden kuukauden ajan asiakaspalveluun otetun yhteyden jälkeen. Mahdollisesti tallennettuja puheluita käsitellään ainoastaan sen ajan, kun asiaa käsitellään.

Teemme sivustollamme kattavia ostokäyttäytymisen analyysejä. Käytämme evästeitä kerätäksemme henkilötietoja alla kuvattua analysointia varten. Evästeitä koskevat tiedotustekstimme kertovat tarkemmin, miten tämä tehdään.

Tarkoitus: Voidaksemme analysoinnin avulla parantaa asiakaskokemusta verkkosivulla

Tietojen käsittelyn tarkoitus:

Analyysipalvelu auttaa seuraamaan käyttäjien ostokäyttäytymistä ja verkkosivuston käyttöä yleisellä tasolla. Keräämiämme henkilötietoja käsitellään verkkosivustomme toiminnan ja latausnopeuden optimoimiseksi sekä verkkosivuston muuttamiseksi käyttäjälle sopivaksi.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Oikeusperuste: Suostumus.

Pyydämme suostumustasi analysoidaksemme verkkosivustomme käyttöäsi tarjotaksemme sinulle paremman käyttäjäkokemuksen. Voit estää Google Analyticsin toiminnan lataamalla ja asentamallatämän selainohjelman.

Säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään 13 kuukauden ajan vierailustasi, jonka jälkeen ne anonymisoidaan. Lisätietoa siitä, miten Google käsittelee henkilötietoja, on Googlen tietosuojakäytännössä

Käsittelemme tiettyjä henkilötietoja, jotta voit asioida mahdollisimman turvallisesti verkkokaupassamme ja myymälöissämme. Tietojen käsittelyn tarkoituksena on lisäksi täyttää oikeudelliset velvoitteemme, käsitellä mahdollisia, meihin kohdistuvia vaateita sekä suojata asiakkaitamme, työntekijöitämme sekä yritystämme rikoksilta.

Tarkoitus: Oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen

Tietojen käsittelyn tarkoitus:

Käsiteltävät henkilötiedot:

Oikeusperuste: Oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen

Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä pakottavan lainsäädännön, eli kirjanpitolain ja rahanpesulain noudattamiseksi.

Tällainen henkilötietojen keruu perustuu lakiin. Jos henkilötietoja ei ilmoiteta, emme kykene täyttämään oikeudellista velvoitettamme emmekä voi hyväksyä ostoa.

Säilytysaika: Asiakirjat, joissa tiedot voivat näkyä, käsitellään ja säilytetään kuudennen tilikauden loppuun asti kirjanpitolain ja rahanpesun vastaisen lainsäädännön mukaisesti.

 

Tarkoitus: Reklamaatioiden ja muiden vaateiden hallinnointi

Tietojen käsittelyn tarkoitus:

Käsiteltävät henkilötiedot:

Oikeusperuste: Oikeudellinen velvoite ja oikeutettu etu

Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toimia kuluttajasuojalain edellyttämällä tavalla. Meillä on lisäksi oikeutettu etu puolustautua mahdollisia oikeudellisia vaateita vastaan.

Säilytysaika: Tietoja käsitellään vaateen esittämisestä alkaen aina siihen asti, kun vaadetta koskeva asia on käsitelty loppuun.

 

Mistä lähteistä keräämme henkilötietojasi?

 

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Henkilötietojesi käsittelijänä toimii pääasiassa Polarn O. Pyret ja sen emoyhtiö RNB Retail and Brands AB (RNB). Jaamme tietosi RNB:n kanssa, koska RNB auttaa meitä huolehtimaan IT-järjestelmistä.

Jaamme henkilötietosi myös käyttämiemme ulkoisten IT-palveluntarjoajien kanssa voidaksemme täyttää velvoitteemme sinua kohtaan ja harjoittaaksemme liiketoimintaamme. RNB ja käyttämämme IT-palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietojasi vain toimeksiannostamme, ja niillä on pääsy tietoihin vain toimeksiantoon perustuvien tehtäviensä täyttämisen edellyttämässä laajuudessa.

Jaamme lisäksi henkilötietojasi tiettyjen muiden tahojen kanssa, jotta voimme täyttää velvoitteemme sinua kohtaan hyvin ja tehokkaasti tai markkinoida jäsenyyttämme, tuotteitamme ja palvelujamme. Lisätietoja eri tahoista, joiden kanssa jaamme henkilötietojasi on jäljempänä. Jos haluat tarkempia tietoja tahoista, joiden kanssa jaamme tietosi, pyydämme ottamaan meihin yhteyttä.

 

Kun teet ostoksia verkkokaupassamme

- Ostosi käsittelemiseksi jaamme henkilötietosi tarvittavilta osin käyttämämme
maksupalveluntarjoajan kanssa maksun käsittelemiseksi.

- Jos maksutapana on lasku (luotto), maksupalveluntarjoaja voi tarkastaa luottotietosi.

- Tuotteiden toimittamiseksi kotiosoitteeseen tai postitoimipaikkaan ja mahdollisten
palautusten käsittelemiseksi jaamme henkilötietosi kuljetusliikkeen kanssa kassalla
tekemäsi valinnan mukaisesti. Nämä kuljetusliikkeet käsittelevät henkilötietojasi joko
henkilötietojen käsittelijänä tai riippumattomana rekisterinpitäjänä.

 

Kun teet ostoksia, käytät palveluita tai teet tilauksen jossakin myymälässämme

- Mahdollisten palautusten käsittelemiseksi jaamme henkilötietosi tilauksen pakanneen varaston sekä tuotteen toimittavan kuljetusliikkeen kanssa.

 

Kun olet liittynyt Polarn O. Pyret -asiakasklubin jäseneksi

­- Voidaksemme lähettää sinulle tarjouksia postitse, jaamme tietosi painotalon ja
jakelijoiden kanssa, jotka vastaavat esitteidemme painamisesta ja jakelusta
laskuumme.

- Voidaksemme markkinoida tuotteitamme ja palveluitammme käyttämilläsi
digitaalisilla kanavilla, jaamme tietosi markkinointipalveluja tarjoavien digitaalisten
markkinointiyritysten kanssa.

- Varmistaaksemme jäsentietojesi ajantasaisuuden, käytämme palvelua, joka antaa
meille pääsyn päivitettyihin väestörekisteritietoihin, kuten osoitteeseesi ja
sukunimeesi.

- Maksaaksemme korvausta yhteistyökumppaneille, jotka ovat markkinoineet
ostamaasi tuotetta.

 

Siirrämmekö henkilötietojasi EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Polarn O. Pyret käyttää IT-palveluntarjoajia, jotka käsittelevät ja siirtävät henkilötietojasi EU- /ETA-alueen ulkopuolelle meidän toimeksiannostamme ja ohjeidemme mukaisesti. Tietojasi siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle vain, jos se on hyväksyttyä EU:n tietosuojaasetuksessa (GDPR).

Varmistamme, että tietojesi siirrossa EU-/ETA-alueen ulkopuolelle noudatetaan voimassa olevia tietosuojalakeja ja -määräyksiä. Tietojen siirto voi siten perustua esimerkiksi EUkomission päätökseen tai standardisopimuslausekkeisiin.

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi jakamisesta tai jos halut kopion käyttämistämme suojaustoimista, pyydämme sinua ottamaan meihin yhteyttä.

 

Mitä oikeuksia sinulla on vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn Polarn O. Pyretillä?

Sinulla on tiettyjä oikeuksia henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Jäljempänä on esitetty tarkempi kuvaus oikeuksistasi. Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä tämän tietosuojakäytännön alussa ilmoitettuja yhteystietoja käyttämällä.

 

Oikeus perua suostumus

Jos olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, sinulla on oikeus peruuttaa milloin tahansa antamasi suostumus osittain tai kokonaan. Suostumuksen peruuttamisella ei kuitenkaan ole vaikutusta henkilötietojesi käsittelytoimenpiteisiin, jotka on tehty ennen peruutusta.

 

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus, että Polarn O. Pyret käsittelee henkilötietojasi, sekä oikeus saada tietää, mitä henkilötietoja käsittelemme sekä miten ja missä tarkoituksessa. Sinulla on lisäksi oikeus saada kopio henkilötiedoista, joita käsittelemme sinusta. Saat pyytämäsi tiedot mahdollisimman pian ja viimeistään kuukauden kuluttua. Jos pyyntö on monimutkainen ja pyyntöjä on saapunut runsaasti, vastausaikaa voidaan tarvittaessa pidentää kahdella lisäkuukaudella. Jos vastausaika pitenee, saat siitä ilmoituksen. Voit esittää meille pyynnön ottamalla meihin yhteyttä tämän tietosuojakäytännön johdannossa olevien yhteystietojen avulla.

 

Oikeus saada virheelliset henkilötiedot oikaistuiksi

Sinulla on oikeus saada virheelliset henkilötiedot viivyttelemättä oikaistuiksi sekä oikeus täydentää puutteellisia henkilötietojasi toimittamalla lisätietoja. Jos olet Polarn O. Pyretin - asiakasklubin jäsen, sinulla on lisäksi oikeus muuttaa itse henkilötietojasi kirjautumalla sisään Omille Sivuillesi.

 

Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)

Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista. Tällaisia tilanteita ovat seuraavat:

- henkilötietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty tai jota varten
niitä on käsitelty

- peruutat tietojen käsittelyn perustana olevan suostumuksesi eikä tietojen käsittelylle
ole muuta oikeusperustetta

- vastustat tietojen käsittelyä eikä tietojen käsittelylle ole muuta perustellumpaa syytä
kuin sinun oikeutettu etusi estää tietojen käsittely

- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti, tai

- henkilötiedot on poistettava Polarn O. Pyretiä koskevan lakisääteisen velvoitteen
noudattamiseksi.

Polarn O. Pyret poistaa pyynnöstä henkilötietosi sillä edellytyksellä, ettei Polarn O. Pyret ole velvollinen säilyttämään henkilötietojasi noudattaakseen voimassa olevia lakeja tai asetuksia. Jos olet Polarn O. Pyret-asiakasklubin jäsen, poistamme tietosi pyytämättä, jos et ole tehnyt jäsenostoksia 24 kuukauteen.

 

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä. Tällaisia tilanteita ovat seuraavat:

- kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden (rajoitus on voimassa vain asian
tutkimisen ajan)

- tietojasi käsitellään laittomasti ja vastustat henkilötietojesi poistamista ja vaadit sen
sijaan niiden käytön rajoittamista

- tarvitset henkilötietojasi oikeudellisen vaateen laatimiseksi tai puolustamiseksi,
vaikka emme enää tarvitse henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksiin

- olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä, emmekä ole varmistaneet, syrjäyttääkö
oikeutettu etumme käsitellä henkilötietojasi oikeutetun etusi rajoittaa
henkilötietojesi käsittelyä.

 

Oikeus vastustaa tietojen käsittelemistä

Sinulla on oikeus vastustaa milloin tahansa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun se perustuu oikeutettuun etuun. Tätä ei kuitenkaan sovelleta, jos voimme osoittaa pakottavia perusteltuja syitä henkilötietojen käsittelyyn, jotka ovat painavampia kuin sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä markkinointitarkoituksiin tai profilointiin. Sinulla on siten oikeus kieltää meitä lähettämästä uutiskirjeitä ja muuta markkinointimateriaalia. Jos kiellät suoramarkkinoinnin, henkilötietojasi ei enää käsitellä kyseisiin tarkoituksiin.

 

Oikeus esittää valitus

Sinulla on oikeus tehdä valitus yhdelle valvontaviranomaiselle (sen vaikuttamatta muuhun hallinnolliseen muutoksenhakumenettelyyn tai oikeussuojaan). Valitus osoitetaan tietosuojaviranomaiselle siinä EU-/ETA-jäsenvaltiossa, missä asut vakituisesti, missä työskentelet tai minkä voimassa olevia tietosuojalakeja ja -asetuksia on valituksen mukaan rikottu. Vastuussa oleva toimivaltainen valvontaviranomainen on Ruotsin tietosuojavirasto (Datainspektionen)

 

Oikeus tietojen siirtämiseen toiselle rekisterinpitäjälle

Sinulla on tietyin edellytyksin oikeus saada meiltä itseäsi koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut meille, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle. Oikeus tietojen tällaiseen siirtämiseen edellyttää, että:

- henkilötietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseen tai sopimukseen, ja

- tietojen käsittely tapahtuu automaattisesti.

Sinulla on oikeus siirtää henkilötietosi suoraan meiltä toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

 

Miten edut on arvioitu silloin, kun oikeusperusteena on oikeutettu etumme?

Joissakin tapauksissa henkilötietojesi käsittely perustuu arvioon siitä, mikä on Polarn O. Pyretin oikeutettu etu. Näissä tapauksissa olemme arvioineet, että meidän oikeutettu etumme käsitellä henkilötietojasi on painavampi kuin sinun etusi ja oikeutesi estää tietojesi käsittely. Oikeutetut etumme on määritetty tässä asiakirjassa edempänä esitetyissä taulukoissa. Jos haluat lisätietoja etujen arvioinnista, pyydämme ottamaan meihin yhteyttä. Yhteystietomme on esitetty tämän tietosuojakäytännön alussa.

-------------------------------------------------------------------------------------------------

Polarn O. Pyret päivitti tämän tietosuojakäytännön. 2.12.2020.

Polarn O. Pyret is committed to detect and prevent all kinds of irregularities that may seriously harm our business or employees. It is therefore important that such information is noted and investigated as early as possible. We have therefore implemented an internal whistleblower function as a complement to our normal internal reporting routines to allow for an anonymous reporting channel of suspected irregularities.

This information may be reviewed and amended by Polarn O. Pyret at any time.

What the whistleblower function is

Through the whistleblower function, reporting persons (e.g. employees) can report suspicious misconduct that has taken place in a work-related context and constitutes information that is of public interest that it is brought forward and acted upon or when the misconduct constitutes a violation of certain EU-law.

The whistleblower function is administered by PwC and PwC’s whistleblowing team is the first recipient of all the reports.

When to use the whistleblowing function

The function can be used if you suspect incidences of fraudulent conduct, corruption or other suspected malpractices. This can include incidents such as bribery, fraud, theft or other situations where someone gets a private gain or benefit because of his or her position or that a related party benefits in some way. Criminal violations, more serious misconduct and deviations from internal rules and guidelines that fall within the area of ​​irregularity must also be reported.

It should be noted that the whistleblower function is a complement to our normal internal reporting routines and not a substitute. Employees can always choose to report matters internally to managers or other superiors.

When not to use the whistleblowing function

The function is not suitable for reporting complaints and general views on leadership, work environment, business planning etc. It is also not suitable for reporting certain HR issues linked to individuals. If you feel uncomfortable or for other reasons do not want to talk to your manager or other superiors, you can turn directly to your HR function or any union representative.

Who can report?

You can report and receive protection if you in a work-related context have learned of or obtained information about misconduct, and are a reporting person, i.e., an employee, job seeker, volunteer, trainee, those hired by temporary work agencies or otherwise performing work under Polarn O. Pyret’s control and management, self-employed employee, part of Polarn O. Pyrets’s administrative, management or supervisory body, or an active shareholder in Polarn O. Pyret. The fact that you have ended your work-related relationship with Polarn O. Pyret, or that it has not yet begun, is not an obstacle to reporting misconduct under this policy.

How to file a report

It is important to make sure the information contained in the report you submit is as concrete as possible so that it can be processed and investigated in the appropriate manner.

A report can be submitted in writing via a web-based reporting system through a template that guides the reporting person using several questions with the purpose to clarify and specify the reported information. A report can also be submitted verbally in the web-based reporting system through a voice recording functionality. The reporting person can also book a physical meeting with PwC’s team through the web-based reporting system.

The reporting person can choose whether to disclose its identity or remain anonymous, and to report in local language. 

All reporting is made through this link: https://whistleblowersoftware.com/secure/966e4017-cb3d-4d8c-bceb-abd1bf6597ab

Please do not include sensitive personal information (or any personal data irrelevant for the case) about people mentioned in your report if it is not necessary to describe your case. Sensitive personal data is information about; ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, trade union membership, health, a person's sex life or sexual orientation, genetic data, and biometric data used to uniquely identify a person.

PwC will retain written reports and documentation of oral whistleblowing reporting as long as necessary, but no longer than two years after the follow-up case has been closed.

How reports are managed

Polarn O. Pyret has appointed designated persons (“Case Handlers”) to manage incoming reports in the internal whistleblowing function.

When a report has been received in the whistleblower function PwC’s whistleblowing team receives it and conducts an initial assessment. The report is then forwarded to Polarn O. Pyret’s Case Handlers who then decide how the case should be managed, for instance if it should be dismissed, if an internal investigation should be initiated or if there is a need for an investigation to be conducted by an external party.

Through the web-based system, PwC’s Whistleblowing team the Case Handlers communicate with the reporting person and provide confirmation in the system within seven days that the report has been received. Further feedback regarding the reported case, for instance if it is dismissed due to it not constituting a whistleblowing report or measures that have been taken such as the initiation of an investigation, will also be communicated to the reporting person through the web-based system within three months. The confirmation will be provided regardless of whether the reporting person has reported via the web form, by voice recording or at a physical meeting. 
A reporting person can follow-up a previously reported case via a unique login credential which is provided to the reported person in the whistleblower function when a case is reported. The login credentials enable the reporting person to communicate in the internal whistleblower function with PwC’s whistleblowing team and Polarn O. Pyret’s Case Handlers.

Upon receiving a report of concern, Polarn O. Pyret is responsible for conducting a thorough investigation within a reasonable timeframe. The company must also ensure that the whistleblower is protected and maintains a satisfactory work environment, taking necessary actions to prevent any form of retaliation.

Information reported through the whistleblower function is treated confidentially and in a manner which ensures a secure and effective case for those who chose to use the whistleblower function as well as individuals and third parties that may be regarded by whistleblower reports. To the extent permitted by law, and in keeping with the need to conduct a competent internal investigation, we will make every effort to maintain the confidentiality of the person reporting a whistleblowing concern. Similarly, the identity of the subject(s) of the investigation will be maintained in confidence with the same limitations.

External reporting channels

Irregularities can also be reported externally to supervisory or other public authorities.

An external reporting channel is a channel established by an authority for managing reporting on violations that are within the authority's area of responsibility, and which may include misconduct by any public or private entity. If you choose to report externally, you will receive the same level of protection as if you report internally. However, any follow up measures with regards to your report will in case of external reporting primarily be performed by the competent authority and not by Polarn O. Pyret or its appointed recipient.

You are always free to externally report potential violations of laws or regulations to the appropriate authorities. We then refer you to contact the relevant competent authority. An external reporting channel can, for example, be used if the reporting person does not believe that reporting to the internal whistleblowing function would be managed appropriately.

Sweden
On the following link, on the homepage of Swedish Work Environment Authority, you can find a list of external authorities for reporting certain types of whistleblowing concerns in Sweden: https://www.av.se/om-oss/visselblasarlagen/extern-rapporteringskanal/lista-over-myndigheter-med-ansvar-enligt-ansvarsomrade-enligt-forordning-2021949/

Finland
The following link on the homepage of the Finnish Chancellor of Justice introduces the process for external reporting in Finland and provides further guidance on how the reporting can be made. You can find the reporting page here: https://oikeuskansleri.fi/ilmoittajansuojelu

Norway
On the following link, on the homepage of the The Norwegian Labour Inspection Authority, you can find a list of external authorities for reporting concerns in Norway: https://www.arbeidstilsynet.no/tema/varsling/Slik-kan-du-varsle-om-kritikkverdige-forhold/

Protection against retaliation

Retaliation against any employee who reports issues of concern is strictly prohibited. This includes any negative actions, such as threats, harassment, discrimination, or adverse changes in employment conditions, taken as a result of the employee's decision to report. It is also prohibited to prevent the filing of the report.

If an employee presents information suggesting retaliation, the burden of proof lies with the employer to demonstrate that no such retaliation has occurred.

In Norway, employees are entitled to seek redress and compensation in the event of retaliation. Disputes concerning retaliation may be brought before the Norwegian Anti-Discrimination Tribunal (Nw; Likestillings- og diskrimineringnemnda), with the exception of dismissal cases.

Freedom of communication and freedom of procurement

In Sweden, the rights a person has under the Freedom of the Press Act (Sw. Tryckfrihetsförordningen) and the Fundamental Law on Freedom of Expression (Sw. Yttrandefrihetsgrundlagen) with regards to freedom of communication and freedom of procurement, are not limited by the Swedish Whistleblower law or this policy.

In Norway, an employee's right to freedom of expression, including the ability to voice criticisms internally within a company, is protected under Norwegian legislation. This encompasses raising issues through established whistleblowing procedures or other appropriate channels, reflecting the company's organizational structure. Such actions are underpinned by the fundamental principles of freedom of expression.

In cases where there are claims of restrictions on an individual's freedom of expression, the burden of proof lies with the party asserting such limitations. Additionally, employers are tasked with the responsibility of proving that any whistleblowing was not in accordance with these provisions.